Veja 6 dicas de como reduzir a burocracia nas empresas

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12/08/2019

O tempo gasto para a execução dos processos da companhia, tanto administrativos quanto operacionais, gera um grande impacto na produtividade, dificultando a expansão do negócio. Por isso, saber como reduzir a burocracia nas empresas é fundamental.

Todas as organizações, independentemente do tamanho, precisam otimizar essas atividades ao lidar com um grande volume de tarefas e informações. Para isso, algumas estratégias podem ser adotadas. Elaboramos este post para mostrar 6 dicas do que pode ser feito a fim de garantir que seu negócio se torne competitivo, inovador e produtivo. Confira!

1. Propicie autonomia aos funcionários

Algo muito burocrático que ocorre na empresa é o colaborar ter que solicitar diversas aprovações dos seus superiores para executar tarefas simples. Propiciar mais autonomia a eles simplifica esse processo, além de motivá-los, já que a equipe se sente mais valorizada e participativa.

Para que os funcionários consigam ser mais independentes e tomar as melhores decisões, é necessário investir em capacitação e ter a certeza de que eles estão qualificados para essa prática.

2. Estabeleça o organograma da companhia

O organograma define a ordem da hierarquia de um setor e as funções e responsabilidades de cada membro do time. Quando o trabalho de casa um está bem delineado, as coisas fluem de forma mais fácil e ágil.

É muito importante quando a equipe adota uma conduta colaborativa em que todos atuam em prol do bom desenvolvimento da área e não perdem tempo fazendo competições. Se todos entendem bem seu papel na instituição, as atividades são feitas de forma mais organizada.

3. Digitalize os documentos

A burocracia envolve um grande número de arquivos físicos e pastas. Existem alguns documentos que realmente exigem uma cópia em papel, contudo, provavelmente o time está perdendo tempo preenchendo fichas que poderiam ser transmitidas para uma plataforma digital.

Sem dúvidas, a tecnologia é uma grande parceira dos negócios, pois permite a digitalização dos documentos e a sistematização de toda a rotina de trabalho, auxiliando na segurança de dados e economia de tempo.

4. Organize o local de trabalho

Manter o ambiente laboral organizado gera benefícios enormes para qualquer companhia. Um espaço arrumado adequadamente favorece o fluxo de pessoas e informações e contribui para a agilização dos processos que envolvem as operações do negócio.

Além disso, os colaboradores que atuam em um local confortável, arejado e limpo tendem a se sentirem melhor no dia a dia, repercutindo, na maioria dos casos, positivamente na qualidade das atividades desenvolvidas.

5. Avalie os processos periodicamente

Cada processo da instituição deve ser revisado e reestruturado conforme a realidade da rotina. Por isso, o trabalho de gerenciamento processual precisa ser frequente e considerar alguns pontos:

  • o processo possui o tempo de resposta esperado?
  • Ele engloba mais colaboradores que o necessário?
  • As práticas aplicadas estão aumentando a produtividade?
  • Algum procedimento está gerando impactos negativos?

Ao realizar essa análise em cada fase do trabalho da equipe, é possível identificar quais atividades e funcionários elevam a burocracia em vez de melhorar a produtividade.

6. Adote a tecnologia

Existem disponíveis no mercado vários aplicativos e softwares para organizar a rotina de trabalho, por exemplo, gerenciadores de tarefas diárias ou agendas digitais, até ferramentas que otimizam a maneira como a empresa envia, recebe e assina documentos, reduzindo toda a extensão desses procedimentos de maneira objetiva e com segurança jurídica.

Por meio dessa automatização dos processos, as possibilidades de erro humano também diminuem, otimizando o tempo de resposta. Além disso, reúnem informações relevantes sobre o negócio, simplificando as tomadas de decisões.

Agora que você já sabe como reduzir a burocracia nas empresas, coloque as dicas apresentadas em prática para aumentar a produtividade, melhorar o atendimento, aumentar a qualidade dos serviços prestados e atingir as metas e objetivos pretendidos.

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