Software x planilhas para empresas: é hora de modernizar o negócio!

-
26/12/2019

Software x planilhas para empresas: é hora de modernizar o negócio!

Ter um controle eficiente dos processos em um negócio é importante devido à complexidade das tarefas executadas, como a administração das receitas e despesas, o monitoramento de estoques etc. Muitos estabelecimentos ainda utilizam as planilhas para empresas a fim de executar essa função. Contudo, a automação tem se transformado em uma obrigação para o empreendedor que não quer ficar atrás da concorrência.

Apesar das planilhas ainda serem muito usadas, esse recurso não é tão vantajoso quanto parece. Por isso, é necessário escolher a melhor forma de organizar a gestão empresarial, reduzindo as chances de erros ou as perdas de informações relevantes e garantindo dados precisos e fundamentais para a tomada de decisões.

Pensando nisso, elaboramos este post para mostrar a você as principais diferenças entre as planilhas e os softwares de gestão. Entenda qual a opção mais adequada para o seu negócio!

Integração

Para que as planilhas sejam compartilhadas com outros membros do time, devem ser encaminhadas por email, como qualquer outra espécie de arquivo. Já com o sistema de gerenciamento, tudo é realizado dentro do software.

Isso economiza tempo, pois a ferramenta integra os setores do negócio, propiciando o compartilhamento das informações necessárias de maneira ágil e segura, o que torna o trabalho em equipe mais eficiente. Dessa forma, se um colaborador tem que atualizar os dados inseridos na ferramenta, basta acessá-la e realizar o que precisa ser feito.

Controle

O controle sobre planilhas para empresa é bem menor, já que necessita da intervenção humana. Além disso, esse tipo de controle é eficaz somente em processos básicos e em situações isoladas, que não envolvem diferentes áreas ou sistemas.

Já nos casos de gerenciamento empresarial e financeiro, que sempre precisam da integração de vários setores, sistemas e projetos, os softwares são mais vantajosos. Isso porque possibilitam o controle e a organização do fluxo de informações de forma precisa, bem como gerenciam os acessos dos usuários.

Utilização

De início, a planilha pode gerar a ideia de ser mais fácil de usar. Contudo, quando existe um grande volume de dados para atualizar diariamente, é possível perceber que, para as companhias, ela pode não ser a melhor alternativa. Uma planilha com grande número de informações também pode tornar-se mais lenta.

Já o software de gestão, por funcionar online, não vai tomar espaço físico no computador, tornando a procura por informações e a inclusão de dados novos mais eficientes.

Isso facilita a rotina de forma considerável, pois os colaboradores podem utilizar os recursos da ferramenta sem a necessidade de muitos conhecimentos. Mesmo assim, na maioria dos casos, o fornecedor do recurso disponibiliza treinamentos para a equipe começar o seu manuseio.

Assim sendo, o software é eficiente por permitir que mais atividades sejam realizadas em um tempo menor, sem que ocorra a perda de qualidade. Além disso, ele possibilita que todos os dados da companhia sejam organizados de forma adequada.

Análise

Mesmo que as planilhas para empresas viabilizem a criação de gráficos e a concentração de dados de forma mais conveniente aos usuários, um software de gestão possibilita ir além. Essa ferramenta tecnológica permite a criação de relatórios específicos com mais rapidez e segurança, que serão úteis para a análise do negócio e a tomada de decisões mais acertadas.

Segurança

No caso das planilhas, existe um menor controle de informações e os backups dependem dos usuários para serem realizados. Geralmente, é preciso vincular vários arquivos, copiando manualmente as informações de uns para os outros.

Já por meio de um sistema, o controle dos dados acontece por completo. Além disso, essa ferramenta fornece armazenamento em nuvem e backups periódicos automatizados. Dessa forma, não é necessário digitar diversas vezes os mesmos dados e a integração é realizada de forma automática.

Ao compararmos as planilhas para empresas e os softwares de gestão, é possível perceber que os recursos tecnológicos são bens mais vantajosos. Isso se deve ao fato dessas ferramentas terem todas as funcionalidades necessárias para o atendimento da demanda do negócio. Ademais, reduzem o tempo gasto e o cometimento de erros, bem como aumentam o controle financeiro, gerando resultados positivos para o crescimento da empresa.

Gostou deste post? Então, siga nossas redes sociais e vejas nossas publicações em primeira mão. Estamos no Facebook e no Instagram!

como-abrir-uma-empresa-5-passosPowered by Rock Convert
Compartilhe:

Que tal conversar sobre
Planejamento Contábil?

Agende uma visita com a nossa equipe de especialistas.