O que você precisa saber sobre o eSocial para pequenas empresas?

-
08/10/2018

Muitos empreendedores ainda têm dúvidas e não entendem as obrigações que devem ser cumpridas e os impactos causados pelo eSocial para pequenas empresas. Contudo obter essas informações é muito importante, tendo em vista sua entrada em vigor no ano de 2018.

O eSocial causará muitas mudanças no relacionamento entre pessoas jurídicas e Governo Federal, além de maior agilidade e eficiência nos processos. Por isso, é primordial que as companhias estejam preparadas para o seu início.

Pensando nisso, elaboramos este texto para que você conheça um pouco mais sobre esse sistema e as alterações mais importantes. Acompanhe!

O que é o eSocial?

É um sistema criado pelo Governo Federal com o objetivo de simplificar o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos trabalhadores, de forma padronizada, reduzindo os custos e o tempo gasto pelas empresas no momento de cumprir com essas obrigações.

Por meio dele, é possível reunir todos os dados em um único ambiente, facilitando o acesso e a fiscalização dos órgãos competentes.

Quais são as obrigações do eSocial?

Alguns documentos que antes eram cobrados individualmente, por meio do eSocial, serão entregues de uma só vez. Confira quais são:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Quais serão os impactos causados?

O eSocial provocará muitas mudanças, gerando grandes impactos para a gestão. Veja as principais.

Melhora na comunicação entre empresa e escritório contábil

Como o sistema exigirá que os eventos sejam avisados previamente, no período de fechamento da folha e outros assim que ocorrerem, o aprimoramento da comunicação entre instituições e seus prestadores de serviços contábeis será essencial para que os procedimentos sejam realizados em conformidade com o estabelecido na legislação e, assim, evitar sanções.

Aumento do controle e cruzamento de dados

Antes, as obrigações eram encaminhadas para diversos órgãos. A partir do novo sistema, todas as obrigações serão integradas, sendo enviadas para o mesmo ambiente. Isso quer dizer que o controle e a possibilidade de cruzar dados aumentarão de maneira relevante.

Exigência de novas ferramentas e de certificado digital

Para ter um funcionamento eficaz, o eSocial exigirá o uso de ferramentas adequadas para o seu padrão, além do processo de assinatura e validação por meio do certificado digital.

Acréscimo do montante de dados transmitidos e controlados pela empresa

A quantidade de informações enviadas será muito maior do que no modelo anterior. Toda parte cadastral foi ampliada e informações internas serão transmitidas, por exemplo, dados relativos à segurança e medicina do trabalho, como os exames médicos (admissionais, retorno ao trabalho, demissionais, etc).

Qual é o calendário de implementação do eSocial?

A adesão ao eSocial está sendo feita em várias etapas. Confira, a seguir, o cronograma de implementação desse recurso.

GRUPO 1: Empresas com faturamento anual em 2016 maior que R$ 78 milhões

  • janeiro 2018: cadastro do empregador e tabelas;
  • março 2018: informações dos colaboradores e vínculos com a organização (eventos não periódicos);
  • maio 2018: folha de pagamento;
  • agosto 2018: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
  • novembro 2018: substituição da GFIP para recolhimento de FGTS;
  • julho 2019: dados de segurança e saúde do funcionário.

GRUPO 2: Demais entidades (empresas com faturamento anual em 2016 de até R$ 78 milhões, exceto Grupo 3)

  • julho 2018: cadastro do empregador e tabelas;
  • outubro 2018: informações dos colaboradores e vínculos com a organização (eventos não periódicos);
  • janeiro 2019: folha de pagamento;
  • abril 2019: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
  • abril 2019: substituição da GFIP para recolhimento de FGTS;
  • janeiro 2020: dados de segurança e saúde do funcionário.

GRUPO 3: Optantes pelo SIMPLES, produtor rural PF, entidades sem fins lucrativos e empregador PF (exceto doméstico)

  • janeiro 2019: cadastro do empregador e tabelas;
  • abril 2019: informações dos colaboradores e vínculos com a organização (eventos não periódicos);
  • julho 2019: folha de pagamento;
  • outubro 2019: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
  • outubro 2019: substituição da GFIP para recolhimento de FGTS;
  • julho 2020: dados de segurança e saúde do funcionário.

GRUPO 4: Órgãos Públicos

  • janeiro 2020: cadastro do empregador e tabelas;
  • 2020 com resolução específica: informações dos colaboradores e vínculos com a organização (eventos não periódicos);
  • 2020 com resolução específica: folha de pagamento;
  • 2020 com instrução normativa específica: substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
  • janeiro 2021: dados de segurança e saúde do funcionário.

Quais são os benefícios do eSocial?

O eSocial trará diversos benefícios para empresas e Governo Federal, desde que seja implementada da forma adequada e respeitando o calendário estipulado.

Para as empresas

  • centralização das informações em um único lugar;
  • eliminação da entrega de documentos em duplicidade;
  • agilidade e simplicidade na prestação de contas.

Para o Governo Federal

  • agilidade e facilidade na fiscalização dos dados;
  • redução da sonegação de impostos e fraudes;
  • aumento das receitas públicas, tendo em vista uma maior arrecadação de tributos.

Como se preparar para o eSocial?

Para que as PMEs estejam preparadas, é necessário muito esforço e atenção, tanto pelas empresas quanto pelos escritórios de contabilidade. Além disso, algumas medidas devem ser adotadas, como:

  • avaliar as informações referentes aos cargos e salários, já que essas referências serão transmitidas junto com detalhes sobre a função;
  • revisar os processos de Saúde Ocupacional, pois todos os laudos médicos devem estar em concordância com os modelos do eSocial. Também é preciso ver se está tudo em ordem, como os ASOs, PPRAs, entre outros, tendo em vista que muitas empresas não estão com esses procedimentos atualizados;
  • informar os empregados que tenham outros vínculos, como os temporários, e apontar supervisores para estágios, já que essas são informações impostas nas novas obrigações;
  • juntar informações dos processos trabalhistas e buscar orientações com profissionais jurídicos em relação às demandas no formato eSocial;
  • averiguar se a instituição tem o Certificado Digital, afinal, ele será fundamental para a transmissão das informações. Além disso, é preciso checar se o sistema utilizado aceita os padrões A1 ou A3.

Agora que você entende melhor sobre o eSocial para pequenas empresas, fique atento ao calendário, se programe e averigue se seu negócio está adequado a todas exigências. Estar em conformidade com a lei é essencial para não correr riscos de penalidade e prejuízos que podem trazer grandes impactos negativos.

Esse conteúdo foi útil para você? Então aproveite e compartilhe em suas redes sociais para que seus amigos também saibam mais sobre o assunto!

Compartilhe:

Que tal conversar sobre
Planejamento Contábil?

Agende uma visita com a nossa equipe de especialistas.