5 cuidados essenciais como os dados da folha de pagamento e o eSocial

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24/02/2019

É muito importante entender a relação entre folha de pagamento e eSocial nos dias de hoje, tendo em vista a criação desse projeto pelo Governo Federal com a finalidade de unificar o envio de informações pelo empregador a respeito dos seus colaboradores.

Os impactos na folha de pagamentos são grandes, tendo em vista a maior rigidez e controle sobre os dados prestados, como forma de assegurar os direitos dos trabalhadores, por exemplo, FGTS, abono salarial, seguro-desemprego, benefícios previdenciários etc.

Dessa forma, compreender os principais cuidados com a folha de pagamento ao transmitir as informações é primordial para se adaptar à novidade e, por esse motivo, preparamos este texto. Confira!

1. Envio das rubricas

Ao enviar as informações relativas às remunerações dos funcionários, é preciso que elas constem na tabela correta de rubricas do layout do eSocial, já que qualquer falha pode causas grandes transtornos.

Esses dados serão considerados pelo governo para a base de cálculo do IRRF, FGTS, INSS e Sindical Laboral, por isso, é essencial garantir a conformidade dessas incidências, já que elas geram um efeito cascata, significando que qualquer modificação pode influenciar diretamente nas demais informações.

2. Pagamentos

Quando falamos sobre a folha de pagamento, referimos a todos os pagamentos dos colaboradores. Isso engloba décimo terceiro, férias e demais. Isso quer dizer que todos os pagamentos serão centralizados em um único documento que será encaminhado até o dia sete do mês subsequente.

Uma dica é que mesmo com o prazo sendo até o dia sete do mês subsequente, é importante não deixar para enviar as informações em cima da hora. Por este motivo, defina um prazo, por exemplo, o primeiro dia útil do mês para fazer esse procedimento.

3. Fechamento da folha

Em muitas folhas de pagamentos constam outros valores que não correspondem apenas aos salários, mas também deduções de convênios e comissões.

Para calcular o valor devido aos funcionários, a empresa deve estipular um cronograma mensal, acordando com os envolvidos a notificação de dados que afetem os valores a serem apurados naquela competência.

O valor da folha de pagamento deve estar de acordo com os fatos registrados nos eventos não periódicos, já que podem impactar diretamente na quantia devida ao trabalhador.

Dessa forma, as instituições que definem uma data de corte para o cálculo devem analisar que práticas serão adotadas para as operações que acontecerão depois do fechamento do ciclo.

As folhas fechadas previamente, sem obedecer ao período de competência, serão um problema com a entrada do eSocial, tendo em vista a possibilidade de divergência de valores que vão refletir nas movimentações de eventos não periódicos antecipadamente transmitidos ao governo.

4. Período de Apuração

Na relação entre folha de pagamento e eSocial, a folha deve ser apurada levando em consideração do primeiro ao último dia do mês. Ou seja, a hora extra que o funcionário realizou no mês anterior não pode ser registrada na folha atual.

Muitas companhias fecham a folha de pagamento em torno do dia 25 para simplificar o processo financeiro, e o que ocorre após essa data entra somente na próxima folha. Esse fato não pode mais acontecer no eSocial.

5. Encargos

Um outro ponto que precisa de muita atenção é conferir se os valores processados na folha de pagamento estão condizentes com os enviados para o governo, já que influenciarão no recolhimento dos encargos.

Por isso, as organizações devem aproveitar os primeiros meses de envio dos eventos periódicos para averiguar os valores das guias de recolhimento, como GPS, GFIP, GRRF, entre outras, com a DCTF Web e a GRFGTS, que serão emitidas por meio do site dos entes participantes do eSocial e substituirão as guias atuais.

Agora que você conhece a ligação entre folha de pagamento e eSocial, é muito importante adotar estratégias para realizá-la da forma mais criteriosa e atualizada possível e, dessa forma, evitar qualquer tipo de irregularidades que possam gerar multas pesadas, trazendo prejuízos para o negócio. Uma boa alternativa é contar com o auxílio de profissionais qualificados, que poderão auxiliar e orientar nesse processo.

Já adequou a sua empresa ao eSocial? Entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar!

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